Records Management

Was ist Records Management?

Unter Records Management versteht man die systematische Verwaltung von Geschäftsunterlagen (Records) in einer Dokumentenablage. Records Management findet an der ETH Zürich sowohl in analogen Dokumentenablagen (Papierarchiv) als auch in digitalen Dokumentenablagen (Dateisysteme, Dokumentenmanagementsysteme, ERP-Systeme) statt.

Records Management hat u.a. zum Ziel,

  • Geschäftsunterlagen schnell und zuverlässig auffindbar zu machen,
  • Neuen Mitarbeiterinnen und Stellvertretern die Arbeit zu erleichtern,
  • ETH-Organisationseinheiten durch kontrolliertes Löschen von der Dokumentenflut zu entlasten. 

Dienstleistungen des Hochschularchivs

Das Hochschularchiv bietet verschiedene Dienstleistungen im Bereich Records Management an. Das Hochschularchiv

  • berät ETH-Einheiten sowohl bei Dokumentenablagen in Papierform als auch bei digitalen Dokumentenablagen,
  • begleitet ETH-Einheiten bei der Erarbeitung von Ordnungssystemen und Best Practices für ihre Teams oder ihren Bereich,
  • unterstützt ETH-Einheiten bei der Beschaffung oder Anpassung von Geschäftsverwaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen.

Informationsmaterial des Hochschularchivs zum Thema Records Management

Eine Zusammenfassung der wichtigsten Grundsätze für die Ablage auf einem Filesystem finden Sie im Dokument Tipps fürs Records Management.

Für die Bedürfnisse der ETH-Departemente hat das Hochschularchiv in Zusammenarbeit mit vier Departementen verschiedene Hilfsmittel für ein besseres Records Management erstellt. Im Leitfaden Best Practices für Records Management – Dokumentenablage auf Stufe der Departemente der ETH Zürich (Link verlässt diese Seite) findet man eine kompakte Übersicht zum Thema Records Management mit Beispielen aus der Praxis.

Als Muster für die ETH-Departemente wurde ein Ordnungssystem (Aktenplan, Registraturplan) erarbeitet, der die typischen Aufgaben eines Departements abbildet. Das Ordnungssystem steht als Exceldatei zum Download zur Verfügung. Zudem kann man die Ordnerstruktur als zip-file herunterladen, so dass man die leeren Dateiordner danach selbst mit Dokumenten befüllen kann.