Planung

Projektrisiken wie Finanzierungsprobleme, mangelnde Qualität der Ergebnisse, rechtliche Hindernisse oder ineffiziente Prozesse können durch eine umsichtige Planung und Konzeption minimiert werden. Auf dieser Seite werden zentrale Punkte zur Konzeption eines Digitalisierungsprojektes erläutert.

Teilmenge oder Gesamtbestand?

Moderne Scantechnologien, sinkende Speicherkosten und Software, die den Workflow vereinfacht, haben zu einem Paradigmenwechsel bei Digitalisierungskonzepten geführt: Anstelle von Einzeldokumenten werden ganze Sammlungen digitalisiert. Dabei werden oft alte, sogenannte gemeinfreie Bestände bevorzugt, da hier die Schutzfristen für die Urheberrechte abgelaufen sind.

Typische Beispiele für die Massendigitalisierung sind das Digitalisierungsprojekt von Google (Link verlässt diese Seite) und Projekte wie zum Beispiel e-rara.ch (Link verlässt diese Seite) oder ETH E-Pics (Link verlässt diese Seite).

Auswahlkriterien für die Digitalisierung von Beständen können sein:

  • Forschungsrelevanz
  • (Wissenschaftliche) Nachfrage
  • Bestandserhaltung (häufig genutzte Materialen, Unikate)
  • Virtuelle Rekonstruktion von Sammlungen und Beständen

Projektumfang – Praxis E-Periodica

Die Materialien für das Digitalisierungsprojekt E-Periodica (Link verlässt diese Seite) werden nach folgenden Kriterien ausgewählt:

  • Zeitschriftencharakter: Bevorzugt werden typische Zeitschriften, die häufiger als jährlich erscheinen. Ergänzend dazu Jahrbücher und andere Reihen.
  • Bezug zur Schweiz anhand von Inhalt, Autoren- und Herausgeberschaft, Sprache, Erscheinungsort usw.
  • Nicht-kommerzieller Charakter: Bevorzugt Non-Profit-Herausgeber (zum Beispiel Fachvereine) oder kleine lokale Verlage.
  • Unterstützung durch die Herausgeber: Bei noch erscheinenden Zeitschriften wird die Digitalisierung nur mit der aktiven Unterstützung der Herausgeber in Erwägung gezogen.
  • Ergänzung einer bestehenden digitalen Zeitschriftensammlung.

Mengengerüst

Ein detailliertes Mengengerüst bietet eine gute Grundlage für die Projektplanung. Insbesondere bei heterogenen Beständen kann es hilfreich sein, Anzahl, Art und Beschaffenheit der Dokumente festzuhalten. Bei schriftlichen Vorlagen ist es von Vorteil, wenn die Seitenzahlen bekannt sind oder möglichst präzise geschätzt werden können.

Speicherplatz

Bei umfangreichen Projekten können schnell einmal Datenmengen im Terabyte-Bereich entstehen. Deshalb ist es schon im Vorfeld wichtig zu planen, wo und in welcher Form die Daten gespeichert resp. archiviert werden sollen (siehe auch Folgekosten im Kapitel Kostenfaktoren und Finanzierungsformen).

Im Rahmen von Kooperationen können inhaltliche Aspekte koordiniert, Redundanzen vermieden und Kosten gemeinsam getragen werden. Eine Kostenreduktion lässt sich beispielsweise durch die gemeinschaftliche Beschaffung und/oder gemeinsame Nutzung der Scanner-Infrastruktur erreichen.

Wichtige Aspekte einer Kooperationsvereinbarung:

  • Projektumfang und Bestand
  • Projektdauer und -organisation
  • Leistungen der Projektpartner
  • Einräumen von Rechten
  • Finanzierung
  • Gewährleistung und Haftung
  • Dauer und Kündigung der Vereinbarung
  • Kosten und Kostenbeteiligungen

Generell bedeutsam ist der frühzeitige Informationsaustausch über Digitalisierungsvorhaben und die Nutzung zentraler Nachweisinstrumente.

Praxisbeispiel – Kooperationen e-rara.ch und e-manuscripta.ch

Sowohl e-rara.ch (Link verlässt diese Seite) als auch e-manuscripta.ch (Link verlässt diese Seite) sind als Gemeinschaftsprojekte von Schweizer Hochschulbibliotheken konzipiert und aufgebaut. Mittlerweile beteiligen sich aber auch zahlreiche andere Bibliotheken und Institutionen und tragen mit ihren Beständen zum kontinuierlichen Ausbau des Angebotes bei.

Kostentreiber bei Digitalisierungsprojekten sind insbesondere der Personalaufwand sowie der Aufbau der technischen Infrastruktur und des Know-hows.

Kostenfaktoren allgemein

  • Personalaufwand für Scannen, Qualitätskontrolle, Vor- und Nachbereiten des Materials, eventuell Schulungskosten am Scanner
  • Infrastrukturkosten (Beispiel: Scanner, Softwarelösungen, Datenbanken, IT-Support)
  • Lizenzkosten für Bildbearbeitungs- und Erschliessungsprogramme, Volltexterkennung (OCR)
  • Beschaffenheit der Vorlage (gebunden, aufgeschnitten, Spezialformate, Handling)
  • Scanparameter (Farbe/Graustufe, Auflösung/dpi)
  • Onlinepräsentation (IT-Infrastruktur Plattform, Support, Metadatenerfassung)
  • Transporte und Versicherungsprämien

Kostenfaktor externer Digitalisierungsdienstleister

Die Vergabe an einen externen Dienstleister lohnt sich insbesondere bei einem Einzelprojekt, dessen Volumen den internen Beschaffungsaufwand nicht rechtfertigen würde. Je nach Art und Umfang des Projektes empfiehlt es sich, zwei bis drei Offerten einzuholen.

Folgekosten

Die Folgekosten für Wartung und Unterhalt von Software, Hardware und Daten sind vom Einzelfall abhängig und meist nur grob schätzbar.

Dasselbe gilt für den Aufwand für Speicherung und Langzeitarchivierung. Die Preise für Speicherkapazitäten sind zwar in den letzten Jahren stetig gesunken, bei grossen Digitalisierungsvorhaben können sie das Projektbudget dennoch belasten. Beachtet werden muss, dass es sich hier um langfristige laufende Kosten über den Projektrahmen hinaus handelt. Dazu kommt: Je grösser die Datenmenge, desto höher ist auch der Aufwand für die Datensicherung und für spätere Datenmigrationen.

Finanzierungsformen

Abhängig von Projekt und dessen Rahmenbedingungen existieren verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten:

Praxisbeispiel – Finanzierung E-Periodica

Fachgesellschaften und Herausgeber verfügen meist nur über beschränkte Mittel zur Finanzierung von Digitalisierungsprojekten. Zu Beginn wurde E-Periodica (Link verlässt diese Seite) mit Projektgeldern von e-lib.ch sowie anhand von Eigenleistungen des Konsortium der Schweizer Hochschulbibliotheken (Link verlässt diese Seite) und der ETH-Bibliothek mitfinanziert.

Aktuell sieht das Kostenmodell folgendermassen aus:

  • Einmalige Kosten für die Bearbeitung und Aufschaltung des Retro-Bestandes einer Zeitschrift: Finanzierung durch die Projektpartner (Herausgeber, Fachgesellschaft usw.) und durch die ETH-Bibliothek.
  • Jährliche Kosten für die Ergänzung mit neuen Heften sowie Speicherplatz und Betriebskosten für die gesamte Zeitschrift werden den Projektpartnern vollumfänglich weiterverrechnet.
    Zur Finanzierung der jährlichen Kosten bei geistes- und sozialwissenschaftlichen Fachzeitschriften trägt die Dachorganisation Schweizerische Akademie der Geistes- und Sozialwissenschaften (SAGW) (Link verlässt diese Seite) bei.

Digitalisierungsprojekte erfordern Know-how und moderne Technologien. Die individuellen Anforderungen, der Projektumfang und die verfügbaren Ressourcen (Personal, Geldmittel, Infrastruktur usw.) bestimmen, ob und in welchem Ausmass auf externe Dienstleister zurückgegriffen werden soll.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über wesentliche Vor- und Nacheile von Inhouse Digitalisierung und Outsourcing:

Vorteile OutsourcingNachteile Outsourcing
  • Geringer (eigener) Personalbedarf
  • Kein vertieftes Spezialwissen für den Scanprozess selbst erforderlich
  • Keine personellen Ressourcen für den Scanprozess erforderlich
  • Geringer Investitionsbedarf
  • Intensive Arbeitsvorbereitung
  • Aufwendige Vorabklärungen (Offerten, Testdurchläufe)
  • Abhängigkeit von externen Lieferterminen (Risiko der Projektverzögerung)
  • Logistischer Aufwand (Transport, Versicherung, Kontrolle usw.)
Vorteile InhouseNachteile Inhouse
  • Unabhängigkeit (Termine usw.)
  • Einfache Planung
  • Geringer logistischer Aufwand
  • Kurze Kommunikationswege
  • Erfahrungs- und Lernoptionen
  • Bindung personeller Ressourcen
  • Spezielles Fachwissen erforderlich
  • Neue Herausforderungen
    (Ressourcenplanung, neue Infrastrukturen, Speichermanagement usw.)

Outsourcing muss nicht unbedingt "ausser Haus" bedeuten: Für grössere Projekte oder Bestände, die nicht ausser Haus gegeben werden können, kann auf Anbieter zurückgegriffen werden, die mit eigenen Geräten und Personal vor Ort arbeiten.

Die Prüfung der rechtlichen Situation und das Einholen von Nutzungsrechten sollten möglichst früh in der Planungsphase erfolgen.

Urheberrechte

Das schweizerische Urheberrecht (pdf, 244 kB) (Link öffnet ein neues Fenster) schützt Werke bis 70 Jahre nach dem Tod des Autors bzw. der Autorin. Danach stehen sie als sogenannte "Public Domains" zur freien Verfügung. Ein 1900 veröffentlichtes Werk, dessen Autor 1950 verstorben ist, steht somit bis 2020 unter urheberrechtlichem Schutz.

Es ist insbesondere abzuklären, ob der Herausgeber eines Werkes über die Rechte zur (zusätzlichen) Veröffentlichung im Internet verfügt. Bei älteren Publikationen kann dies von vornherein ausgeschlossen werden, da das Internet zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses zwischen Autor und Herausgeber noch nicht existierte.

Künstlerische Werke: Pro Litteris

Handelt es sich bei den Vorlagen um künstlerische Werke und Abbildungen, muss die Einwilligung zur Online-Publikation von Pro Litteris (Link verlässt diese Seite) eingeholt werden. Pro Litteris vertritt die Rechte der beteiligten Autoren und Fotografen und erhebt in deren Interesse eine (pauschale) Verwertungsgebühr für die zusätzliche Onlinepublikation. Diese zusätzlich anfallenden Kosten müssen ebenfalls berücksichtigt werden, und es ist zu klären, wer langfristig dafür aufkommen wird.

Praxisbeispiel – Urheberrecht e-rara.ch

Auf e-rara.ch (Link verlässt diese Seite) werden (von Ausnahmen abgesehen) vorwiegend alte Drucke mit Erscheinungsdatum vor 1900 aufgeschaltet, bei denen keine urheberrechtlichen Einschränkungen mehr zum Tragen kommen.

Praxisbeispiel – Urheberrecht E-Periodica

Voraussetzung für eine Aufschaltung auf E-Periodica (Link verlässt diese Seite) ist der Einbezug und das Einverständnis der Rechteinhaber einer Publikation. Eine Ausnahme wird bei Zeitschriften bis Anfang des 19. Jahrhunderts gemacht, bei denen Rechteinhaber nicht mehr ermittelbar sind.

Erfahrungsgemäss schliessen nur die Herausgeber neuerer, kommerzieller Zeitschriften Verträge mit ihren Autoren ab. Die Autoren übertragen dabei die Nutzungsrechte für den jeweiligen Artikel vollumfänglich an den Verlag (copyright agreement). Bei historischen Inhalten liegen meist keine solch eindeutigen Vereinbarungen vor und die juristisch korrekte Beschaffung von nachträglichen Bewilligungen bei Autoren bzw. deren Nachfahren wäre mit kaum tragbarem Aufwand verbunden.

Verzicht auf formale Einwilligung
Für die Zeitschriftendigitalisierung bei E-Periodica hat sich deshalb ein pragmatisches Vorgehen durchgesetzt: Die Zustimmung jedes einzelnen Autors wird nicht eingeholt, der Autor kann aber nachträglich die Sperrung oder Löschung seines Werkes aus dem Online-Angebot verlangen.

Dieser Ansatz geht davon aus, dass es sich bei den Urhebern um akademisch tätige Personen oder nebenberufliche Autoren handelt, die die weitere Verbreitung ihrer Arbeiten im Sinne der freien Wissenschaft befürworten.

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Teamleitung
Regina Wanger

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